迎接触手可及的“彩色化办公”

　　2004年曾被誉为国内彩色办公的普及年。经过2003年的市场导入，彩色办公在2004年有如春花待放，为企业用户所渐渐接纳和采用。在彩色办公领域，全面利好的端倪已经显现于市场。一方面彩色对于商务的价值已经广为企业用户所知。根据Loyola大学的研究数据表明：彩色的商业文件能够使阅读速度和阅读的持久力提高78％，使理解力增强73％，甚至彩色打印的收据也能够使人们付钱的速度提高30％左右。彩色文档不仅有助于提升企业形象和亲和力，而且宣传内容一目了然，强化了对客户的说服力，提高了交易成功率。同时近两年来，在佳能、美能达、惠普等众多厂商努力推行的市场教育及产品推广也慢慢收到了成效，“彩色喷墨+黑白激光”的错误采购观正在退出历史舞台。加快全面迈入彩色办公的步伐，已经成为众多企业坚定的目标。

　　通常，用户对彩色化办公的理解往往局限与终端的彩色文档输出，认为只要能够实现文档的彩色打印或复印就是实现了彩色化办公。其实不然，彩色化应该是一条“线”贯穿于所有的日常办公环节当中，而不仅仅局限于最终文档输出的“一个点”上。作为国际OA市场领导厂商的佳能在推进用户彩色化办公的进程中就精彩的诠释了其对全面彩色化的独到理解，提出了“智能化彩色”的全新理念。“智能化彩色”是指彩色在办公应用的全面性和其中所蕴含技术领先性的统称。主要是指办公中“彩色”的全方位应用，涵盖了彩色打印，彩色复印，彩色文件、信息的存储和传递（通过扫描及传真、电子邮件等多种形式）。为了提升应用效果，佳能还在这些功能中融入了众多的独有技术，比如彩色打印中UFR（Ultra Fast Rendering）技术来提升彩色文档的打印速度；信息发送中的高压缩PDF技术提升了对彩色电子文档的网络传输速度，同时进一步减少网络负荷；而彩色复印中的区域指功能等，更易于文档的编辑、处理。“智能化彩色”让“彩色化”在每一个工作流程和环节都得到性能的最佳优化。与此同时，其他厂商也在积极推动彩色化办公的发展和普及，惠普公司发布了“商用彩色”打印新标准，并根据这一标准推出了彩色同速的新机型；爱普生向商务领域提出“PPIO”概念，美能达-QMS在深圳的办事处成立，并将产品的功能重点放在“彩色”。众多厂商的大力推广，让彩色化办公有了“燎原之势”。

　　尽管彩色化办公如此诱人，但实现“彩色化”的道路却各不相同，如何才能找到一款最适合于企业需求的产品？从目前使用状况来看，对彩色化最为“渴望”的应当是大中型企业，根据他们办公规模较大，对输出速度要求较高，办公地点分布较广需要网络支持等特点，其更适宜选购堪称彩色化办公大潮中的“旗手”——具有丰富扩展功能的彩色数码复合机。

　　从产品本身特点来看，彩色数码复合机共享了大量的部件，使整体使用成本大大降低。例如佳能、理光、富士施乐等公司的数码复合机均包含了打印、复印、传真、扫描等功能，由于采用集成化设计，优化了控制电路，使得各种功能可以完美结合。而多种功能的结合，不仅减少重复劳动提高办公效率，其节约的打印纸张和墨粉还可以降低办公成本。正是数码复合机多功能的扩展和协调，才能充分保证彩色化办公的各个环节和流程均得到有力的支持；其次，从产品功能来看，数码复合机具备更丰富的多元化应用。检查一下我们的文件柜，其中保存了大量的彩色资料，产品手册、各种宣传资料以及报表等数据，不仅占用了大量空间也不方便资料的查找。如果我们把这些文件都以彩色扫描的方式转化为电子化文件存储在数码复合机中，会节省很大的空间，也很方便查找，因为保存的形式也都是彩色的，所以阅读效果就像原稿一样。例如，佳能、夏普等厂商推出的产品就配备了几十G的超大硬盘，能存储丰富的电子文本资料。最后，真正促使企业对彩色数码复合机感兴趣的还有长期使用成本的降低，让用户逐渐认识到彩色办公在打印质量、使用便捷、以及成本控制上完全可以超越传统的办公打印模式。

　　在未来的办公环境中，文件以电子化的形式进行保存和发送将要大于以纸张形式的输出量，在这种电子化、信息化的趋势下，对于彩色化办公设备的选择不能仅仅考虑到传统的彩色打印复印的文档输出，还要更多的考虑到纸张形式之外的更多彩色信息输出方式，即其它的无纸化彩色信息保存和传递的方式，而这也正是彩色数码复合机的优势所在。一般情况下，用户对于传统纸质文档的传送都是以传真或快递的方式，不仅降低了效率，对于传送质量也难有保证。但是有了扫描发送电子邮件这个功能，就可以通过互联网使传送的过程达到“无纸化”，对于经常需要和国外或外地沟通的客户可以节省一大笔长途电话费。试想如果我们把以前需要发送传真的文件改由彩色扫描发送电子邮件的方式，除了速度快，无纸化，节省电话费等优点外，接收方收到的将是一份令人眼前一亮的彩色文件，与传统的黑白传真质量有着“天壤之别”。由此可见，彩色化办公不仅局限于色彩文档的输出，更将传统的黑白办公模式进行了革命性的改造。

　　在当今的读图时代，越来越多的企业用户开始认识到彩色的商业价值所在，全方位的彩色化输出日渐成为商务办公交流的主要表现方式。彩色办公的优势已经勿容置疑，随着“彩色化沟通”逐渐在工作中得到验证，彩色办公在用户和厂商的共同关注下将不断升温。